Trazer seus e-mails de outro provedor para a ImobTotal

Se a imobiliária já tem e-mails com o próprio domínio em outro provedor (Locaweb, HostGator, Hostinger e outros), dá para trazer as caixas para o e-mail corporativo da ImobTotal sem perder as mensagens antigas e sem ficar dias sem e-mail. A migração é feita pela equipe ImobTotal, numa ordem que mantém o e-mail funcionando o tempo todo.

Onde fica

As caixas ficam em Menu Gestão › Equipe & Permissões › Emails corporativos, aba Contas de e-mail. A cópia das mensagens e a troca do recebimento são feitas pela equipe; você só envia os dados e confere o resultado.

O que enviar para a equipe

1. A lista das caixas que vão mudar, com o e-mail completo de cada uma (ex.: [email protected]).
2. A senha atual de cada caixa. É com ela que a equipe lê as mensagens no provedor antigo para copiar.
3. O servidor de entrada (IMAP) do provedor antigo e a porta (normalmente 993). Se não souber, ele aparece na área de "configurar no celular/Outlook" do painel do provedor, ou no próprio Outlook, nas configurações da conta, em Configurações do servidor.

Importante: as caixas novas exigem senha com no mínimo 12 caracteres, pelo menos 1 letra maiúscula, 1 número e 1 símbolo. Se a senha atual não segue essa regra, a caixa nova é criada com uma senha reforçada e a equipe informa qual ficou.

Como a migração acontece

1. As caixas são criadas na ImobTotal, com os mesmos endereços.
2. As mensagens são copiadas do provedor antigo, pasta por pasta (entrada, enviados, pastas próprias). Enquanto isso, o e-mail antigo continua funcionando normalmente — ninguém precisa parar de usar.
3. O recebimento é trocado. A equipe altera o apontamento de e-mail do domínio (o registro MX) para a ImobTotal, no horário combinado com você. A partir daí, as mensagens novas chegam nas caixas novas.
4. Uma última cópia traz o que chegou no provedor antigo durante a troca.
5. Você reconfigura os aparelhos (Outlook, celular) com os dados do e-mail corporativo, ou usa o webmail.
6. Só então cancele o provedor antigo.

Atenção: não cancele o provedor antigo antes da equipe confirmar que a cópia terminou. O que não foi copiado se perde junto com o plano antigo.

Atenção: se em Emails corporativos aparecer o botão Ativar e-mail enquanto a migração está em andamento, não clique. Ele aponta o recebimento do domínio para a ImobTotal na hora e, antes de as caixas estarem prontas, as mensagens novas voltam para quem enviou. Deixe essa etapa com a equipe.

Quantas caixas posso ter

O número de contas de e-mail depende do seu plano. Quando ele é atingido, a aba Contas de e-mail mostra o aviso "Você atingiu o limite de … contas de e-mail do seu plano. Para criar mais, solicite o aumento da cota ao suporte." Se o plano ainda não inclui e-mail, o aviso pede para solicitar a liberação ao suporte.

Cada caixa nova é criada com 5 GB de espaço. O uso aparece na coluna Quota.

Problemas comuns

• A equipe não conseguiu entrar na caixa antiga — a senha enviada não confere, ou a caixa já não existe no provedor antigo. Confirme a senha entrando no webmail do provedor antigo; se não entrar, redefina a senha por lá e envie a nova.
• Depois da troca, o Outlook ou o celular parou de receber — o aparelho ainda está configurado com o servidor antigo. Configure de novo com os dados da ImobTotal (servidor host.spaceimob.app.br, IMAP porta 993 com SSL, envio pela porta 587). Veja E-mail corporativo.
• Não entro no webmail novo — use o e-mail completo como usuário, não só a parte antes do @, e a senha informada pela equipe.
• Algumas mensagens chegaram no provedor antigo depois da troca — é normal por algumas horas, enquanto a mudança se espalha pela internet. A última cópia da equipe traz essas mensagens.

Perguntas frequentes

Vou perder os e-mails antigos? Não. As mensagens são copiadas para as caixas novas antes de você cancelar o provedor antigo.

Precisamos parar de usar o e-mail durante a migração? Não. A cópia é feita com o e-mail antigo funcionando. A única troca é a do recebimento, num horário combinado.

Dá para copiar os e-mails antes de mudar o domínio ou o site? Sim. A cópia das mensagens não depende da troca do recebimento: ela pode ser feita antes, e o recebimento muda só quando tudo estiver pronto.

Depois da migração, ainda acesso o webmail antigo? Enquanto o plano antigo estiver ativo, sim, mas as mensagens novas não chegam mais lá. Depois de conferir as caixas novas, pode cancelar.

Quando posso cancelar o provedor antigo? Depois que a equipe confirmar a última cópia e você conferir que as mensagens estão nas caixas novas e que os aparelhos foram reconfigurados.

Quem cria as caixas: eu ou a equipe? Na migração, a equipe cria as caixas com os endereços que você enviou. Caixas novas, depois, você mesmo cria em Emails corporativos › Nova conta (precisa da permissão Excluir emails, ou ser administrador).

Vou usar o Google Workspace (ou o Microsoft 365) em vez do e-mail da ImobTotal. O que muda? Nesse caso as caixas ficam no Google ou na Microsoft, e quem migra o conteúdo é a ferramenta deles. A troca do recebimento (o registro MX) é feita no DNS do seu domínio: se o domínio está com a ImobTotal, os registros de e-mail aparecem com cadeado em Marketing › Meu site › Domínio & DNS (só administrador). Troque o MX só depois que as caixas existirem no novo provedor — trocando antes, as mensagens novas não têm onde chegar. Na dúvida, peça ao suporte para fazer a troca com você.