Meus leads caíram ou pararam de chegar — como diagnosticar

Quando o volume de leads cai, cada dia sem diagnóstico é dinheiro parado. A boa notícia é que quase sempre dá para descobrir o motivo em poucos minutos, sozinho, olhando duas telas do CRM. O segredo é validar antes de concluir: primeiro descubra de onde os leads vinham e quando pararam, depois aja no ponto certo. Não presuma que "está tudo normal" só porque o sistema está no ar — uma fonte pode ter secado em silêncio.

Onde fica

Você usa duas telas para o diagnóstico:

• Menu Atendimento › Atendimentos (Lista) — para ver o último lead que entrou e de qual origem.
• Menu Marketing › Portais imobiliários — para ver o status da integração de leads (o webhook) e a data do último lead de cada portal.

Passo 1 — o último lead entrou quando, e de onde?

1. Abra Atendimentos (Lista) e limpe todos os filtros (um filtro esquecido de corretor ou origem esconde leads e dá falso alarme).
2. Ordene pelos mais recentes e olhe a coluna origem e a data da última interação dos primeiros leads.
3. Anote quando entrou o último lead e de qual origem (site, um portal específico, formulário, Facebook…).

Esse único passo já separa dois cenários bem diferentes.

Passo 2 — é UM portal que secou ou é tudo?

Compare as origens dos leads recentes com o que costumava chegar:

• Ainda chegam leads de várias origens, só uma sumiu — o problema é daquela fonte (quase sempre um portal que parou de mandar). Vá para o Passo 3.
• Parou tudo, de todas as origens, ao mesmo tempo — o mais provável é a distribuição (a Roleta sem corretor elegível deixa o lead sem dono e ele "some" da sua visão) ou uma queda geral de tráfego (veja O que muda no seu site, abaixo). Leads de todas as fontes cortados no mesmo instante raramente é falha de um portal só.

Dica: "secou" nem sempre é zero. Um portal que caiu de 20 para 2 leads por semana também está com problema. Compare o ritmo, não só a existência de leads.

Passo 3 — confira o webhook de cada portal

Cada portal manda os contatos interessados para o CRM por um endereço chamado webhook de leads (a "porta de entrada" dos leads do portal). Na tela Marketing › Portais imobiliários, cada portal mostra:

• O status da integração de leads (o webhook): funcionando ou parado.
• A data do último lead recebido por aquele portal.

Se um portal está com o webhook parado ou com a data do último lead muito antiga (dias ou semanas), foi ele que secou — e o passo a passo para religar está em O webhook do portal parou: em resumo, você recadastra a URL do webhook no painel do portal e usa o botão Enviar e-mail de integração para mandar o endereço correto ao suporte do portal.

Importante: a URL do webhook pode "quebrar" sem ninguém mexer no CRM — basta o portal ter um cadastro antigo ou desatualizado no painel dele. Quando isso acontece, o lead para de chegar em silêncio, sem erro na sua tela. Por isso a data do último lead por portal é o seu melhor sinal de alerta.

"Chega no WhatsApp, mas não vejo no CRM" (e o contrário)

Aviso de lead e lead no CRM são duas coisas separadas — vale identificar qual falhou:

• Recebi o aviso no WhatsApp, mas não acho o lead na lista — o lead entrou no CRM; o que falta é visibilidade. Cheque se há filtro ativo escondendo-o e se a sua permissão limita o que você vê (por exemplo, a opção gerente vê somente leads da sua equipe faz um admin não enxergar leads de fora da equipe dele). Busque pelo telefone do lead sem filtros. Veja Permissões.
• O lead está no CRM, mas ninguém recebeu aviso no WhatsApp — aí o problema é na notificação, não na entrada do lead. O aviso pode ter parado porque o número que envia os avisos foi desconectado. Veja WhatsApp de notificação de leads para reconectar e reenviar a fila.

Problemas comuns

• "Sumiram os leads" mas eles estão na lista — quase sempre é filtro ativo ou permissão de visibilidade. Limpe os filtros e busque pelo telefone antes de concluir que o lead se perdeu.
• Um portal específico parou — webhook desatualizado no painel do portal. Recadastre a URL e reenvie o e-mail de integração (ver O webhook do portal parou).
• Parou tudo de uma vez — revise a Roleta: sem corretor elegível (todos offline, ou sem bairro/tipo configurado) o lead entra e fica sem dono.
• Lead do portal entrou sem nome — alguns portais não enviam o campo nome; o lead é aceito assim mesmo e entra com o telefone no lugar do nome. Nenhum lead é descartado por isso — é só renomear no atendimento.
• O portal registrou o contato, mas ele não aparece — confirme no painel do portal a data/hora do contato; alguns portais entregam o lead com algumas horas de atraso. Se passou muito tempo, trate como webhook parado.

O que muda no seu site

Boa parte dos leads costuma vir do seu próprio site. Se o volume caiu e as demais origens estão normais, verifique se o site está no ar e recebendo visitas — uma queda de tráfego (sazonalidade, mudança de posição no Google, campanha pausada) reduz os leads sem que nada esteja "quebrado" no CRM. Os leads do formulário do seu site entram pela mesma porta e passam pela mesma distribuição dos demais.

Perguntas frequentes

Como sei se o problema é meu ou do portal? Pela tela Portais: se o webhook está parado ou a data do último lead está antiga só naquele portal, o cadastro no painel do portal é que precisa ser refeito. Se as datas estão recentes em todos, o lead está entrando — o caso é de visibilidade/filtro ou de distribuição.

Perdi os leads que não chegaram nesse período? Os que o portal não enviou não ficam guardados no CRM. Por isso o diagnóstico rápido importa: quanto antes você religa o webhook, menos contatos ficam para trás. Se suspeita de leads específicos perdidos, informe ao suporte o portal, a data/hora e o telefone para tentarmos rastrear.

Preciso abrir chamado para descobrir isso? Não para o diagnóstico — as telas de Atendimentos e Portais mostram tudo o que você precisa. Abra chamado quando identificar que um portal está parado e precisar de ajuda para recadastrar, ou quando as datas estão recentes mas você segue sem achar um lead específico.