Automações do pipeline

Atualizado em 7 set 2026

As automações disparam ações sozinhas quando um lead entra em uma etapa do pipeline — mandar uma mensagem no WhatsApp, aplicar uma etiqueta, mover de etapa ou acionar a IA. Tiram da sua cabeça o follow-up repetitivo.

Onde fica

Menu Gestão › Automações.

O que dá para automatizar

Você cria regras do tipo "quando o lead chega na etapa X, faça Y". As ações comuns:

Enviar mensagem de WhatsApp (com variáveis como o nome do lead).
Aplicar uma etiqueta.
Mover para outra etapa.
Acionar o assistente de IA.
Desativar a IA — desliga o assistente para aquele lead, em todos os números da imobiliária (WhatsApp comum e Oficial). É o mesmo efeito do botão "Assumir chat" da conversa, só que automático: quando o lead chega numa etapa que o corretor assume (Proposta, Fechamento), a IA para de responder por ele sem ninguém precisar desligar lead a lead. Vale só para esse lead — a IA continua atendendo todos os outros. Para religar, abra a conversa e clique em Ativar IA; o robô não liga de volta sozinho, e fica registrado no histórico do lead qual robô desligou.
Delegar o lead — entrega o lead a um corretor específico (escolhido na lista) ou via roleta. Na roleta, você pode deixar em Roleta geral (regras padrão), que usa a distribuição normal da imobiliária, ou escolher uma fila para restringir a um grupo de corretores.
Enviar conversão ao Meta — devolve ao Facebook o evento de Visita/Venda (API de Conversões) atrelado à campanha de origem do lead, melhorando a otimização dos anúncios. Configure o Pixel e o Token em Pixel do Meta. Disponível só no sistema novo.
Marcar imóvel como atualizado — carimba a data de atualização do imóvel, igual ao botão "atualizar agora" da ficha. É o bloco da rodada de atualização da carteira: o proprietário confirma que está tudo certo e o anúncio volta a contar como recente no site e nos portais. Você escolhe de qual imóvel se trata (o do próprio proprietário, o último de interesse do lead ou um imóvel fixo). Nada mais no cadastro é alterado.
Mudar origem — troca a origem do lead pela que você escolher na lista de Origens da imobiliária (a mesma lista que aparece no filtro de origens do gatilho "Novo lead"). A origem nova passa a valer na ficha do lead e nos relatórios por origem. Serve para corrigir quem entrou por um canal mas veio de outro — por exemplo, o lead que chega pelo formulário do site depois de clicar num anúncio. Se a origem escolhida ainda não existir no cadastro, o robô a cria na primeira vez que usar.

De onde vêm os leads da automação

Além da etapa-gatilho do pipeline, uma automação em fluxo (a do editor visual) pode receber leads de outros lugares:

Da aba Reativação do assistente, na abordagem do tipo Enviar para automação.
Do pré-atendimento com IA: quando o lead não responde no prazo, você pode mandá-lo para uma automação em vez de direto para a roleta — configuração na aba Delegar Depois do assistente.
Do botão Disparar para um público, que existe no card do robô na lista e no topo do editor de fluxo (quando o recurso está liberado para a sua imobiliária). Ele filtra a carteira (funil e etapa, origem, corretor, etiquetas, data de cadastro e sem contato há mais de X dias), mostra a contagem em Ver quantos leads e coloca todo o público na fila do robô, no limite que você definir (máximo de 500 por disparo). Marcando Somente proprietários, o público vira os donos de imóvel ativo, com o recorte "sem atualização há X dias" e o bloco Do imóvel (cidade, bairros, tipo, categoria e empreendimento) — cada dono entra na fila com o imóvel dele que casou com o recorte, que é o que o robô cita.

O filtro Que nunca entraram no robô tira do público quem já passou pelos robôs marcados, em qualquer situação (em andamento, esperando ou já concluído). O robô do próprio disparo já vem marcado, e você pode acrescentar outros — é o que evita mandar a mesma régua duas vezes para a mesma pessoa. A contagem de Ver quantos leads já considera esse filtro.

O bloco Quando enviar define o ritmo do disparo: início e fim do horário de envio (padrão de 08:00 às 20:00, horário de Brasília), intervalo mínimo e intervalo máximo entre um lead e o próximo (padrão de 5 a 10 minutos, com piso de 3 minutos) e a opção Não enviar sábado e domingo. O sistema sorteia um intervalo entre o mínimo e o máximo a cada lead, e nada sai fora da janela — quem sobrar continua na fila e sai no dia seguinte, no horário permitido. Deixando os dois horários em branco, o robô pode enviar a qualquer hora, inclusive de madrugada. Antes de disparar, a tela mostra a estimativa (leads por hora, horas de envio e em quantos dias o público cabe na janela) e, depois, a previsão do primeiro e do último envio.

Importante: nesses casos o robô precisa estar ativo. Automação desativada ou apagada faz o lead seguir pela roleta, para não ficar parado. No disparo para um público os leads até entram na fila com o robô desligado, mas nada é enviado enquanto você não ligá-lo.

Atenção: o envio é espaçado entre um lead e outro. É proteção contra bloqueio do WhatsApp — um público de 200 leads leva horas para terminar, e isso é esperado. No disparo para um público esse espaçamento é configurável no bloco Quando enviar (padrão de 5 a 10 minutos, das 08:00 às 20:00); nas demais entradas do robô valem os 5 a 10 minutos, sem restrição de horário.

No editor de fluxo, o bloco Início responde "como este robô começa?". Um dos gatilhos é Mensagem recebida: o robô é avaliado quando o lead escreve no WhatsApp. É o gatilho dos menus de atendimento — enquanto o robô conduz a conversa, o assistente de IA não responde por cima.

Como ele roda a cada mensagem de cada lead, o filtro é obrigatório. Você combina o que quiser destes três:

Só na primeira mensagem da conversa — o caso do menu de boas-vindas, e o de menor volume.
Frases que disparam — cada frase é adicionada separadamente, com o botão Adicionar ou a tecla Enter. A vírgula faz parte da frase: "quero comprar, tenho entrada" é uma frase só, não duas.
Números de WhatsApp — a lista traz os números do WhatsApp Oficial e as instâncias da imobiliária. Deixar vazio significa qualquer número.

Ao lado de cada frase você escolhe como comparar:

inteira — a frase aparece na mensagem como palavra inteira. É o padrão dos gatilhos novos, e o único que não casa "oi" dentro de "coisa" ou "noite".
contém — o texto aparece em qualquer lugar, mesmo grudado em outra palavra.
exata — a mensagem do lead é exatamente aquela frase.
regex — expressão regular, para quem já conhece.

O seletor Como comparar logo abaixo vale para todas as frases; o seletor ao lado de cada frase é o ajuste individual — dá para ter "menu" exato e "quero comprar" contendo no mesmo gatilho. Maiúsculas e acentos são ignorados na comparação, então "imovel" encontra "imóvel".

Dica: a linha do gatilho na lista resume o que foi configurado ("3 frases · inteira · 2 números"), então dá para conferir sem abrir.

Atenção: se um número escolhido sair do ar (desconectado, ou instância renomeada), ele aparece marcado em amarelo com o aviso de que não está mais na lista. Enquanto ele estiver ali, o robô não dispara por aquele número — remova ou selecione de novo.

Gatilho "Lead caiu no bolsão"

Outro gatilho do bloco Início: o robô roda quando o bolsão tira o lead do corretor e ele fica disponível para qualquer um pegar. Serve para o robô que avisa a equipe ("caiu lead no bolsão"), aplica uma etiqueta de acompanhamento ou joga o lead numa etapa de resgate.

Ele dispara em duas situações, e você pode filtrar por uma delas ou deixar as duas:

O corretor não abriu o lead no prazo (a régua de 1ª abertura do bolsão).
O lead ficou dias sem interação do corretor (a régua de inatividade).

Nenhum motivo marcado significa qualquer motivo.

Importante: o gatilho só vale quando o lead fica sem dono. Lead redistribuído para outro corretor continua tendo dono e não dispara — assim como lead que nasce sem corretor e lead que alguém libera na mão.

Atenção: o bolsão precisa estar ligado em Gestão › Roleta, com a régua correspondente ativa. Se estiver desligado, o editor avisa na hora de montar o filtro — sem isso o robô ficaria armado sem nunca disparar.

Gatilho "Antes de uma visita/compromisso"

Os outros gatilhos respondem a algo que já aconteceu (o lead mudou de etapa, escreveu, ganhou etiqueta). Este é o contrário: ele conta o tempo que falta para um compromisso da agenda acontecer. É o gatilho da confirmação de visita — "24 horas antes, pergunte ao cliente se está de pé".

No bloco Início, escolha o gatilho e depois com quanta antecedência o robô roda: há atalhos de 30 minutos a 7 dias e a opção Outro tempo… para digitar em horas (de 15 minutos a 30 dias antes). Opcionalmente, filtre por tipos de compromisso — deixando vazio, vale qualquer um; marcando só "Visita", o robô ignora reuniões e ligações.

O robô só roda para compromissos com cliente vinculado — é o cliente que vai receber a mensagem.

Se a visita mudar na agenda

Remarcada — o lembrete acompanha sozinho: ele passa a sair contando a partir do horário novo. Nada a refazer no robô.
Cancelada ou marcada como realizada — o robô não roda. Ninguém recebe "confirma sua visita amanhã" de uma visita desmarcada.

Escrevendo a mensagem

Nos blocos de mensagem, além das variáveis de sempre, use as do compromisso:

Variável	O que sai
`{{visita.data}}`	data do compromisso (dd/mm/aaaa)
`{{visita.hora}}`	horário (HH:mm)
`{{visita.imovel}}`	imóvel do compromisso ("Apartamento no Centro (ref. AP123)")
`{{visita.endereco}}`	onde é — o endereço digitado no compromisso; sem ele, o do imóvel
`{{visita.corretor}}`	corretor responsável pelo compromisso
`{{visita.titulo}}`	título do compromisso na agenda

Elas valem em qualquer robô, não só neste gatilho: sempre olham o compromisso do lead que está mais perto de acontecer. Lead sem compromisso deixa a variável vazia — o robô prefere não dizer nada a inventar uma data.

Visita com mais de um imóvel (roteiro salvo na agenda): {{visita.imovel}} resume — "3 imóveis (ref. AP123, CA200, SO12)" — em vez de despejar as fichas todas na mensagem. Já o {{visita.endereco}} sai vazio nesse caso, a não ser que você tenha digitado um ponto de encontro no compromisso: com várias paradas, nenhum endereço sozinho é o certo, e mandar o cliente para a primeira seria pior do que não mandar nada.

Importante: o gatilho está em piloto, liberado por imobiliária. Se ele não aparecer na sua lista, fale com o suporte para entrar na leva.

Por qual WhatsApp o robô fala

No topo do editor do robô há o seletor WhatsApp deste robô. Ele define de qual número saem todas as mensagens, imóveis, mídias e menus daquele robô — sem precisar configurar bloco por bloco. O seletor muda conforme o canal do robô (a caixinha ao lado: uazapi ou WhatsApp Cloud Oficial).

Robô no WhatsApp por QR (uazapi)

Cada bloco decide (padrão): quem envia é o que estiver configurado dentro de cada bloco (opção avançada "Quem envia"). Bloco sem nada configurado sai pelo primeiro número ativo da imobiliária.
Um número escolhido: o robô passa a falar só por ele. Dentro dos blocos o seletor some e mostra "Envia por: <nome> — definido no topo do robô".
Corretor que não é administrador só vê (e só consegue escolher) o próprio WhatsApp. O administrador vê todos os números da imobiliária.

Se esse WhatsApp desconectar, o robô desliga sozinho. Aparece o aviso "Robô desligado automaticamente: o WhatsApp de <nome> está desconectado" com o link para reconectar. Os leads que estavam no meio do fluxo ficam parados (não são cancelados) e, assim que o número volta, o robô religa sozinho e retoma de onde parou. Só o que o sistema desligou o sistema religa — se você desligar o robô à mão, ele fica desligado.

Enquanto o número estiver fora do ar, o "Enviar para automação" da ficha do lead mostra o robô bloqueado com o motivo, e o próprio motor não tenta mandar por outro número (o robô de um corretor nunca fala pelo WhatsApp de outro).

Robô no WhatsApp Oficial (Meta)

No canal Oficial o mesmo seletor lista os números oficiais da conta — cada opção mostra o nome verificado, o número e de quem ele é (corretor Fulano ou imobiliária). Números inativos aparecem marcados (inativo).

Automático (conta do template) (padrão): nada muda em relação a antes — o envio sai pela conta do template escolhido em cada bloco (ou pelo número do disparo, quando o robô é acionado por um disparo em massa).
Um número escolhido: todos os envios daquele robô saem por ele — template, mensagem de texto dentro da janela de 24h e o template de fallback.

Escolher o número também recorta os templates: os seletores de template dos blocos (Enviar mensagem, Template com botões e o fallback do Menu de opções) passam a mostrar só os templates da conta daquele número, com a nota "Mostrando só os templates do número escolhido no topo: <nome>". Isso não é enfeite: template pertence a uma conta, e a Meta recusa o envio de um template de conta diferente da do número (erro #132001). Se o bloco já tinha um template de outra conta salvo, ele continua na lista marcado "(de outra conta — troque)", com o aviso em vermelho — é o único que precisa de ajuste.

Número inativo bloqueia o envio. O robô não cai em outro número: a mensagem não sai e fica registrada como "O WhatsApp oficial deste robô está inativo — nada foi enviado". Reative o número em Marketing › WhatsApp Oficial (ou escolha outro no topo do robô).

Corretor que não é administrador só vê (e só consegue escolher) o próprio número oficial. Na lista de robôs e no "Enviar para automação" da ficha do lead, o número oficial fixo aparece com o selo ✅ ao lado do nome do robô.

Trocar o canal do robô não apaga a escolha do outro canal: o motor usa só a do canal ativo.

Passo a passo

Abra Automações.
Crie uma regra escolhendo a etapa-gatilho e a ação.
Configure a ação (texto da mensagem, etiqueta, etapa de destino…).
Ative e salve.

Dica: comece simples (ex: ao entrar em "Pós-visita", mandar uma mensagem de agradecimento) e vá evoluindo.

O que o sistema confere quando você ativa

Enquanto o robô está desligado você monta o fluxo à vontade — pode salvar pela metade e voltar depois. A conferência acontece na hora de ligar a chave do robô, e só nos blocos que o lead realmente alcança a partir do Início (bloco solto no canto do quadro não atrapalha):

Mudar etapa precisa ter funil e etapa de destino escolhidos.
Adicionar/Remover etiqueta precisa ter a etiqueta escolhida.
Enviar mensagem precisa de pelo menos um: texto, mídia ou template.
Template com botões precisa de um template aprovado pela Meta, da sua própria conta, com pelo menos um botão de resposta rápida. Esse bloco só funciona no WhatsApp Oficial. Enquanto o robô está desligado você pode deixá-lo sem template e voltar depois — é assim que os modelos prontos chegam, com o bloco montado esperando você escolher o template. Quando o template fala de um imóvel, o seletor "De qual imóvel o template fala" tem quatro opções: último imóvel de interesse do lead, mais semelhante ao perfil, imóvel do próprio lead (proprietário) ou um imóvel específico — nesse caso você busca e escolhe o imóvel do CRM ali mesmo, e todo lead que passar pelo robô recebe esse imóvel. Logo abaixo aparece a prévia da mensagem, mostrando como o template chega no WhatsApp: foto do cabeçalho, texto com as variáveis preenchidas e botões. Os trechos destacados em amarelo são preenchidos por lead na hora do envio; com imóvel específico escolhido, os dados dele já aparecem na prévia.
Marcar imóvel como atualizado só precisa de configuração quando você escolhe "um imóvel fixo": aí o imóvel tem que estar selecionado. Nas outras opções o robô descobre sozinho.
Mudar origem precisa ter a origem escolhida — sem ela o robô apagaria a origem que o lead já tem.
No WhatsApp Oficial (Meta), a primeira mensagem do robô tem que ser um template aprovado — a janela de 24 horas está fechada no primeiro contato, então texto livre não sai.
O Início precisa estar ligado ao primeiro bloco.

Importante: na lista de templates do robô aparecem só os templates das contas do WhatsApp Oficial que têm número ativo. Cada conta tem a sua própria cópia do template, e o robô envia pelo número da conta do template escolhido — template de uma conta sem número ativo nunca sairia. Se a sua imobiliária tem mais de um número, a opção mostra de qual conta ela é.

Se faltar algo, o robô não liga e aparece um aviso dizendo qual bloco corrigir. Atribuir corretor sem nada preenchido é válido: significa roleta geral.

Importante: essa conferência só roda quando você ativa. Desligar nunca é bloqueado, e robôs que já estão ativos continuam como estão.

Editar um robô que já rodou

Você pode mexer no fluxo a qualquer momento, mesmo com leads em andamento — inclusive remover blocos por onde leads já passaram. O que acontece com cada lead:

Quem já concluiu o robô não é afetado: o histórico continua valendo e ele não entra de novo sozinho.
Quem está parado exatamente no bloco removido (por exemplo, aguardando num bloco de espera) tem a passagem encerrada na hora, com a anotação "Cancelado: o bloco onde o lead estava foi removido do robô" no acompanhamento. Ele não segue para os blocos seguintes — se quiser que continue, dispare o robô de novo para ele.
Quem está em outros blocos segue o fluxo normalmente.

Dica: antes de remover um bloco de espera, olhe o contador do bloco no editor — ele mostra quantos leads estão parados ali agora.

Problemas comuns

A automação não disparou — confira se está ativa e se o lead realmente entrou na etapa-gatilho.
Erro ao salvar o fluxo depois de remover um bloco — era um defeito antigo: quando algum lead já tinha passado pelo bloco removido, o salvar falhava com um erro genérico. Foi corrigido em 05/08/2026 — hoje o salvar sempre funciona e os leads são tratados como descrito em "Editar um robô que já rodou". Se ainda acontecer, anote o robô e o horário e acione o suporte.
Não consigo ativar o robô — o aviso vermelho no topo da lista diz qual bloco está incompleto (ex: "Mudar etapa" sem funil/etapa). Abra o fluxo, clique nesse bloco, preencha, salve e ative de novo.
Mensagem não enviada — depende do WhatsApp conectado (ver Assistente de WhatsApp).
Não encontro um template na lista do bloco — a lista traz só os templates da conta do WhatsApp Oficial com número ativo. Se o template está em outra conta, aprove-o também na conta do número que a imobiliária usa, em Templates.

Perguntas frequentes

Automação substitui a Roleta? Não. A Roleta distribui o lead ao corretor; a automação executa ações dentro do funil.

O mesmo lead pode entrar duas vezes no robô? Não ao mesmo tempo: enquanto uma passagem está em andamento, novos gatilhos para aquele lead naquele robô são ignorados (mesmo que dois disparem no mesmo segundo). Depois que a passagem termina — concluída ou cancelada —, um novo gatilho roda o robô de novo desde o Início.